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白神康信(しらがやすのぶ)と申します。

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私は、ISOぐらいおもしろい規格はない、と思っています。ISOに取り組んでも、ISOを取得しても大変なばかりで効果がないどころか、苦痛である。という声をよく聞きます。それなら、あなたの会社に適合していないISOですので、今すぐリフォームしましょう。審査で適合でも会社に適合していないのです。
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行動の問題?

 

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ワクワク内部監査:Audit 「こんな内部監査だったら毎月でもやりたい」 ワクワクする内部監査とはどんなものなのか?

白神アソシエイツfacebookにて内部監査の質問方法を紹介開始です。

ISOの内部監査はお好きですか? 貴組織の内部監査が待ち遠しいですか?

えっ、嫌い!? 出来たらやりたくない!? それは残念なことです。
では、内部監査に以下のような感想は無い訳ですね。

「こんな内部監査だったら毎月でもやりたい。」
「お互いの仕事をとても良く理解できた。」
「監査をした部署の人達を尊敬する。」
「部署間相互の連帯感が強まった気がする。」
「当社の強みや弱みをつかむことが出来た。弱みは是正するのでこれで安心。」

私がお勧めしている内部監査とは

  1. 「適合」とは、
    「監査される部署の考えやルール(これが第一者)と
     その結果となる記録類(これが第二者)」との関係性を示す。
    それを第三者(これが内部監査員)が
    監査される部署と一緒に判断する。
  2. しかし、
    不適合かどうかの最終意思決定
    は内部監査員ではなく、
    監査される部署にある
    内部監査員はその意思決定をコーディネート(動機付け)する立場。
  3. 内部監査とは、
    「良いこと探し」なので監査される部署のプレゼンテーションの場
  4. これらのことを実現するためには、
    行動心理学に基づく
    「相手の個性を尊重し、しかもやる気を引き出す質問」
    が大切。
    それを可能するのは、
    行動マネジメント
    を活用したインタビュー形式
    (お互い対等の立場のコミュニケーションの)内部監査です。

私が使っている「ワクワク内部監査」のオリジナルテキストの一部を紹介しましょう!

ここでは、
「内部監査」を「システムインタビュー」、
「内部監査員」を「システムインタビュアー」
と称しております。
組織の中で一番馴染みやすい名称を選択するのが私のポリシーです。

適合・不適合

クォリティマネジメントシステムでは、「良い」「悪い」とは異なる「適合」「不適合」という概念を使う。 個人の主観との比較ではなく、客観的証拠【エビデンス】(基準、要求事項、記録、現場の状態、ドキュメント類)との比較を指す。又は「エビデンスとエビデンスの比較」とも言える。

「適合」「不適合」とは、「何か」と「何か」の「関係性」が合っているか合っていないかという概念である。よって、比較対象として2つ必要である。これは新しい概念になる。システムインタビューとは、この2つの比較対象の間に立って客観的立場(第三者)で、客観的証拠を持って「適合」「不適合」を相手側とともに確認しながら、適合の結果としての「効果(目的達成、目標達成)」も確認する行為である。効果が出るように決めているかの観点も必要である。

何か(例えば、決め事) − 何か(例えば、業務、説明又は記録)
  適合? ――――――――――――――――→ 効果?

インタビュー心得

システムインタビューは、 ×不適合の発見 ○適合の確認と効果の確認
システムインタビューは、 ×指摘する ○合意する
システムインタビューは、  ×質問される側の勉強
○システムインタビュアー、インタビューされる側双方の勉強
システムインタビューは、 ×システムインタビュアーが上位 ○対等な立場
システムインタビューは、 ×相手の仕事を良く知らないとインタビューできない
○客観的に質問、調査するので必ずしも多くの知識は必要ない。
システムインタビューは、 ×質問内容は極秘 ○事前に周知(慣れれば周知は不要)
システムインタビューは、 ×答えにくい質問 ○当たり前の質問
不適合かどうかの判断は、 ×システムインタビュアーが行う
○合意する(主にはインタビューされる側)
是正処置の必要性判断は、
            
×システムインタビュアーが行う
○合意する(主にはインタビューされる側)
システムインタビューは、 
            
×言いっぱなし
○不適合処置の確認や是正処置の効果が出て、再発の防止が出来ているかどうかを確認するまでの責任がある。
システムインタビューは、
            
×いつも同じ人がした方がいい。
○システムインタビューすることでシステムインタビュアーも組織全体を知ることができるので、様々な人が行うと良い。
システムインタビューは、
            
×相手を疑ってかかる。
○質問を相手にすることで仕事への深い理解や自覚を促し、説明することで能力向上になる。

PDCAサイクル

QMSを具体的に言えば、目標(目的)を定め、その手段となるPlan(計画)に対して、PDCAサイクルを廻していくものです。図示すれば以下の通りです。

・・・

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この「ワクワク内部監査」を皆さんにも是非導入して頂き、
ISOに対するイメージを一新させ、
真の改善ツールとしてISOをお役に立てて頂きたいと思います。

 

PS.ぜひ、ワクワクするようなISOにならんことを・・・

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