【参考情報】 月刊アイソス連載「ISOリフォームのすすめ
えっ、嫌い!? 出来たらやりたくない!? それは残念なことです。
では、内部監査に以下のような感想は無い訳ですね。
「こんな内部監査だったら毎月でもやりたい。」
「お互いの仕事をとても良く理解できた。」
「監査をした部署の人達を尊敬する。」
「部署間相互の連帯感が強まった気がする。」
「当社の強みや弱みをつかむことが出来た。弱みは是正するのでこれで安心。」
ここでは、
「内部監査」を「システムインタビュー」、
「内部監査員」を「システムインタビュアー」
と称しております。
組織の中で一番馴染みやすい名称を選択するのが私のポリシーです。
適合・不適合
クォリティマネジメントシステムでは、「良い」「悪い」とは異なる「適合」「不適合」という概念を使う。 個人の主観との比較ではなく、客観的証拠【エビデンス】(基準、要求事項、記録、現場の状態、ドキュメント類)との比較を指す。又は「エビデンスとエビデンスの比較」とも言える。
「適合」「不適合」とは、「何か」と「何か」の「関係性」が合っているか合っていないかという概念である。よって、比較対象として2つ必要である。これは新しい概念になる。システムインタビューとは、この2つの比較対象の間に立って客観的立場(第三者)で、客観的証拠を持って「適合」「不適合」を相手側とともに確認しながら、適合の結果としての「効果(目的達成、目標達成)」も確認する行為である。効果が出るように決めているかの観点も必要である。
何か(例えば、決め事) | − 何か(例えば、業務、説明又は記録) |
適合? ――――――――――――――――→ 効果? |
インタビュー心得
システムインタビューは、 | ×不適合の発見 | ○適合の確認と効果の確認 |
システムインタビューは、 | ×指摘する | ○合意する |
システムインタビューは、 | ×質問される側の勉強 | |
○システムインタビュアー、インタビューされる側双方の勉強 | ||
システムインタビューは、 | ×システムインタビュアーが上位 | ○対等な立場 |
システムインタビューは、 | ×相手の仕事を良く知らないとインタビューできない | |
○客観的に質問、調査するので必ずしも多くの知識は必要ない。 | ||
システムインタビューは、 | ×質問内容は極秘 | ○事前に周知(慣れれば周知は不要) |
システムインタビューは、 | ×答えにくい質問 | ○当たり前の質問 |
不適合かどうかの判断は、 | ×システムインタビュアーが行う | |
○合意する(主にはインタビューされる側) | ||
是正処置の必要性判断は、 |
×システムインタビュアーが行う | |
○合意する(主にはインタビューされる側) | ||
システムインタビューは、 |
×言いっぱなし | |
○不適合処置の確認や是正処置の効果が出て、再発の防止が出来ているかどうかを確認するまでの責任がある。 | ||
システムインタビューは、 |
×いつも同じ人がした方がいい。 | |
○システムインタビューすることでシステムインタビュアーも組織全体を知ることができるので、様々な人が行うと良い。 | ||
システムインタビューは、 |
×相手を疑ってかかる。 | |
○質問を相手にすることで仕事への深い理解や自覚を促し、説明することで能力向上になる。 |
PDCAサイクル
QMSを具体的に言えば、目標(目的)を定め、その手段となるPlan(計画)に対して、PDCAサイクルを廻していくものです。図示すれば以下の通りです。
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PS.ぜひ、ワクワクするようなISOにならんことを・・・